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Buenas practicas de un asistente administrativa

Tiempo de lectura: 2 minutos

Un asistente administrativo debe disponer de asistencia y seguimiento de las tareas habituales que la empresa lleva a cabo.

Dichas actividades pueden variar de acuerdo al tipo de negocio que la empresa donde este laborando. Un ejemplo seria aquellas oficinas especializadas como bufetes de abogados, en donde los asistentes tienden a poseer entrenamiento muy específico para desarrollar ciertas tareas.

Pero existen tareas que son comunes a todas las áreas en donde usualmente se desarrollan a la distribución y/o administración de información internamente en las oficinas. Esto conglomera la administración de documentación, archivos y la coordinación de eventos.

Cabe destacar que estas actividades suelen llegar a abarcar mas. En ciertas ocaciones los asistentes administrativos también deben realizar procesamiento de información contable y hasta asegurar el pleno funcionamiento de los activos tecnológicos de la empresa al cual pertenecen.

Administración de documentos

Una de las razones primordiales de un asistente administrativo es asistir a los miembros internos en la oficina con la administración de documentos y archivos.

1. Comunmente esta labor es congruente con la salvaguarda, gestión de archivos y organización de los mismos.
Se debe estar conciente que también debe tener mente creativa, puesto que eventualmente será necesario que escriban, editen y revisen documentos.
En ciertas compañías se les solicita que se sigan el dictado de cartas o notas y documentar minutas de reuniones que se lleven a cabo.

Por ejemplo, retomando el ejemplo citado anteriormente del bufete de abogados, un asistente administrativo de este nicho necesita comprender la terminología y procesos legales vigentes.
En otro orden, asistentes administrativos en el nicho de medicina requieren preparación en diferentes áreas. Deben tener la preparación necesaria para el trato con pacientes y la interpretación de información médica.

2- Planeación de eventos
La programación de eventos de las oficinas normalmente es asignado a los asistentes administrtivos. La envergadura de esta tarea suele ser cambiante tomando en cuenta el tamaño de la compañía.
Los eventos podrían ser solo una reunión o un almuerzo denegocios, sin embargo podría ser otro tipo de actividad mas grande como un congreso o una actividad empresarial de promoción de mayor tamaño.
Indistintamente de los casos, el trabajo del asistente consiste en administrar todos las discreciones relacionadas con la actividad.

Esto conlleva a comunicarse con proveedores, realizar reservaciones, seleccionar menús y material decorativo. De igual forma debe invitar y confirmar a todas las personas que asistirán al evento, los expositores o conferencista por si los involucra.

3- Atención presencial a usuarios y visitantes
El servicio al cliente tiende ser una de las actividades mas usuales para los asistente s administrativos. El objetivo por el cual enfoca su atención depende de la envergadura y tamaño de la compañía y el nicho del negocio.
Para las compañias pequeñas que tienen contacto directo con los clientes, es probable que el asistente administrativo tenga que atender a los clientes.

Para las compañias de mayor tamaño, el asistente administrativo tiene que dar atención a los visitantes relacionados a la empresa tales como socios o grandes proveedores.
En esta situación, el objetivo seria orientarlos en asunción de su agenda y reunirse con el comité gerencial y otras secciones de la compañía.

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